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Ein Leitfaden für die Verarbeitung elektronischer Rechnungen in der Kreditorenbuchhaltung
Slavena Hristova
6. Mai 2024
6. Mai 2024
In den letzten Jahren hat die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing) die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung vorangetrieben und so die Abwicklung von Rechnungsvorgängen in Unternehmen verändert.
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Was ist die elektronische Rechnungsstellung?
Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung?
Was sind die Vorteile der e-Rechnung?
Erwartungen im Vergleich zur Realität: e-Rechnungen in dem Rechnungsverarbeitungsprozess
Wie Sie die e-Rechnung in der automatisierten Rechnungsverarbeitung integrieren
Die Wahl der richtigen Lösung zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung für Ihre elektronische Rechnungsstellung
Die elektronische Rechnungsstellung ist nicht gerade eine neue Idee, konnte sich aber bedingt durch technologische Fortschritte und verschiedene Regulierungsmaßnahmen, insbesondere in der Europäischen Union (EU), in jüngster Zeit zunehmend etablieren. Diese Maßnahmen zielen darauf ab, die Mehrwertsteuerlücke zu verringern und die finanzielle Transparenz zu erhöhen.
Im Zuge der Anpassung des Geschäftsumfelds ist es für Unternehmen entscheidend, sowohl die Hürden als auch die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung und -verarbeitung zu erkennen. Zu den Herausforderungen gehören der Umgang mit unterschiedlichen internationalen Standards, die Einhaltung von Vorschriften und die reibungslose Integration in bestehende Systeme. Dennoch kann die elektronische Rechnungsstellung, wenn sie mit einer durchdachten Strategie und der richtigen Technologie umgesetzt wird, die Effizienz, Genauigkeit und Umweltfreundlichkeit einer automatisiertenRechnungsverarbeitung in verschiedenen Sektoren erheblich verbessern.
Elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) ist der digitale Austausch von Rechnungen, die einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat (wie JSON oder XML) folgen und automatisch in das ERP-System des Käufers importiert werden können, ohne dass eine manuelle Eingabe der Daten erforderlich ist.
Definitionsgemäß ist das Hauptziel einer elektronischen Rechnung der automatische Import in das Rechnungsverarbeitungssystem. Eine visuelle Darstellung der Daten in einem für den Menschen lesbaren Format (z. B. PDF) ist zwar möglich, aber zweitrangig, nicht zwingend notwendig und nicht als Teil der Rechnung angesehen.
Die elektronische Rechnungsstellung automatisiert den gesamten Rechnungsprozess, von der Rechnungserstellung und Datenübertragung bis hin zur Validierung und Integration in die Systeme des Kunden, was zu einem effizienteren, genaueren und optimierten Arbeitsablauf in der Rechnungsverarbeitung führt.
Technisch gesehen sind elektronische Rechnungen kein neues Konzept. Neben Technologiestandards wie EDIFACT, UBL 2.0 oder eFF (Electronic Flexible Format), die in den letzten 20 Jahren für den elektronischen Datenaustausch in verschiedenen Szenarien verwendet wurden, gibt es verschiedene spezifische Formate für die elektronische Rechnungsstellung, wie z. B.
Die elektronische Rechnungsstellung bietet Unternehmen Vorteile wie Effizienz, Datengenauigkeit, Transparenz, Sicherheit und die Möglichkeit zur Kostensenkung.
Ausschlaggebend sind jedoch die Schließung der „Mehrwertsteuerlücke“ und die Sicherstellung der Finanzierung des öffentlichen Sektors und nicht nur die Verbesserung der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung sowie der Effizienz von Unternehmen. Der „Bericht zur Mehrwertsteuerlücke 2023“ der EU-Kommission ergab eine Lücke von 61 Milliarden Euro aufgrund von Betrug, Hinterziehung und Fehlberechnungen. Länder wie Italien und Polen, die eine elektronische Rechnungsstellung vorschreiben, haben ihre Mehrwertsteuerlücken erheblich verringert.
Der Vorschlag zur Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (VAT in the Digital Age – ViDA) von 2022 zielt darauf ab, eine grenzüberschreitende digitale Berichterstattung mit elektronischer Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen einzuführen, während PEPPOL-Rechnungen für B2G-Transaktionen obligatorisch werden. Viele EU-Staaten planen, die elektronische Rechnungsstellung bei B2B-Transaktionen innerhalb von vier Jahren durchzusetzen, was einen zunehmenden Trend zur gesetzlichen Einführung von Standards für die elektronische Rechnungsstellung widerspiegelt.
Die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung für die Staatskasse sind unbestreitbar, und die ersten Ergebnisse sind bereits beeindruckend. Aus Unternehmenssicht bietet die Umstellung vom Scannen und manuellen Verarbeiten von Papier- und PDF-Rechnungen auf standardisierte elektronische Formate ebenfalls erhebliche Effizienzvorteile.
Zumindest in der Theorie verspricht das Konzept, viele Effizienzprobleme zu lösen. In der Praxis stehen die Unternehmen jedoch weiterhin vor Herausforderungen, die sich zwar von denen der Papierrechnungen unterscheiden, aber dennoch eine Lösung erfordern. Betrachten wir also vier Herausforderungen bei der elektronischen Rechnungsstellung aus der Perspektive der Erwartungen im Vergleich zur Realität.
| Erwartung an die elektronische Rechnungsstellung | Realität der elektronischen Rechnungsstellung |
| Standardisiertes Format Strukturierte Rechnungsdaten werden digital und vollautomatisch zwischen Verkäufer und Käufer ausgetauscht. Kein manuelles Eingreifen erforderlich. |
Hybride Rechnungsstellung für internationale Geschäfte Unterschiedliche Standards im internationalen Geschäft Abweichende Auslegung des Standards |
| Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen Die Anwendung eines Standards für die elektronische Rechnungsstellung gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften und gibt sowohl den Lieferanten als auch den Käufern Sicherheit. |
Ständig weiterentwickelnde Vorschriften Obwohl die Absicht klar ist, dass alle Beteiligten (zumindest in der EU) denselben Standard folgen und die grenzüberschreitende Einhaltung gewährleisten sollen, bleibt die Realität bestehen, dass sich die Gesetze und Vorschriften der Mitgliedsstaaten immer noch in ihrem eigenen Tempo weiterentwickeln und oft unklar ist, in welche Richtung. |
| Nahtlose Datenübertragung zwischen Systemen Ein internationaler Standard für den elektronischen Austausch von Rechnungsdaten beseitigt alle Ineffizienzen und Hindernisse auf dem Weg zur Digitalisierung. Daten werden automatisch und ohne menschliches Eingreifen zwischen Organisationen übertragen. |
Integration von Plattformen für die elektronische Rechnungsstellung Änderungsmanagement und Einführung neuer interner Verfahren |
| 100 % genaue Daten und berührungslose Rechnungsverarbeitung Mit einem Verfahren, das die manuelle Dateneingabe oder sogar das Scannen und OCR überflüssig macht, weil alle erforderlichen Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format übermittelt werden, entfällt die Notwendigkeit einer manuellen Überprüfung und Validierung. Die Daten können direkt in das ERP-System fließen und automatisch verarbeitet werden. |
Validierung der Daten Fehlerbehandlung |
| Nachhaltigkeit Die Umstellung von Papier auf elektronische Rechnungen trägt erheblich dazu bei, den ökologischen Fußabdruck von Unternehmen zu verringern, nicht nur durch die Reduzierung der Abholzung, sondern auch durch die erhebliche Verringerung der Ressourcen, die für die manuelle Bearbeitung von Rechnungen erforderlich sind. |
Neue Lösungen stellen sich der Herausforderung Obwohl die Theorie hinter der elektronischen Rechnungsstellung wie der Traum eines jeden Automatisierungsteams klingt, sieht die Realität so aus, dass globale Unternehmen bedingt durch die Komplexität im Hinblick auf Vorschriften, Reifegrad, Einführung, Standards und Formate immer noch mit einer unübersichtlichen Realität zu kämpfen haben, die neue Lösungen erfordert. |
Auch wenn sich die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung beschleunigt, darf nicht vergessen werden, dass sie je nach Land schrittweise eingeführt wird.
Deutschland hat die elektronische Rechnungsstellung für das öffentliche Beschaffungswesen eingeführt. Ab 1. Januar 2025 müssen Unternehmen den Empfang und Verarbeitung von e-Rechnungen ermöglichen. Ebenfalls ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen mit Sitz in Deutschland verpflichtet e-Rechnungen auszustellen, allerdings mit Übergangsregelungen bis 2027.
In Frankreich wird die elektronische Rechnungsstellung für große Unternehmen ab September 2026 verbindlich vorgeschrieben. Alle anderen Unternehmen müssen die Vorschriften ab September 2027 erfüllen.
In Spanien müssen Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von 8 Millionen Euro oder mehr pro Jahr die Vorgabe ein Jahr nach Inkrafttreten der technischen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung erfüllen.
Im Vereinigten Königreich ist die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Zahlungen nicht vorgeschrieben, wohl aber für Zahlungen an und von öffentlichen Stellen.
Da Regierungen auf der ganzen Welt als Katalysatoren für die Einführung von Lösungen zur elektronischen Rechnungsstellung fungieren, verändert sich die Landschaft rasch. Es wird erwartet, dass zukünftig erheblich weniger Rechnungen gescannt und per OCR gelesen werden, während die Anzahl der elektronischen Rechnungen mittelfristig um 10 bis 20 % pro Jahr zunehmen dürfte.
Obwohl die Theorie hinter der elektronischen Rechnungsstellung wie der Traum eines jeden Automatisierungsteams klingt, sieht die Realität so aus, dass globale Unternehmen bedingt durch die Komplexität im Hinblick auf Vorschriften, Reifegrad, Einführung, Standards und Formate immer noch mit einer unübersichtlichen Realität zu kämpfen haben, die neue Lösungen erfordert.
Das Fazit ist, dass die hybride Rechnungsautomatisierung in absehbarer Zukunft noch Bestand haben wird. Um diese Komplexität bewältigen zu können, sind speziell entwickelte KI-Lösungen erforderlich, wie z. B. Intelligent Document Processing, die Daten aus Rechnungen jeder Art, jedes Formats und jeder Sprache intelligent analysieren, klassifizieren, erfassen und in einen einzigen strukturierten Datenstrom für das ERP-System verwandeln können.
Erfahren Sie hier mehr darüber, wie ABBYY die hybride Automatisierung der Rechnungsverarbeitung angeht.
Slavena Hristova
Director of Product Marketing, Vantage group at ABBYY
Slavena Hristova ist Direktorin für Produktmarketing, Vantage bei ABBYY. Hristova leitet das globale Produktmarketing für die ABBYY Vantage-Produktlinie. Sie verwaltet den gesamten Produktlebenszyklus, von der Definition der Marktanforderungen und der Entwicklung von Markteinführungsstrategien bis hin zu Vertriebsunterstützung und Schulungsangeboten für Vertriebspartner. Sie verfügt über langjährige Erfahrung im Produktmanagement und Marketing in den Bereichen Texterkennung, Informations- und Dokumentenmanagement.
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